Gruppen sätts samman med kort varsel inför ett uppdrag som redan är försenat. Alla vet vad som ska levereras. Ingen säger något om hur beslut ska fattas eller vem som äger vad, eftersom arbetet är brådskande och det känns som ett samtal man kan ta sedan.
Mönstren sätter sig tidigt
Ett team börjar arbeta innan det kommit överens om hur det ska arbeta. Mönstren uppstår ändå. De blir kvar.
Connie Gersick visade det 1988 i Academy of Management Journal. Hon följde arbetsgrupper från deras allra första möte till en färdig leverans och fann något oväntat. Gruppen etablerade sitt arbetsmönster redan under det första mötet. Sedan höll den fast vid det. Inte tills det slutade fungera, utan ända fram till halvtid in i uppdraget, oavsett hur väl mönstret passade uppgiften. Vid halvtidspunkten kom ofta en period av omprövning där gruppen kunde byta riktning.
Det som fastnar redan i början är alltså sådant ingen bestämt. Om det går att säga emot. Om roller är tydliga eller oklara. Om alla arbetar mot samma mål.
Priset för att hoppa över samtalet
En grupp som aldrig kom fram till hur den fattar beslut får utmaningar fortsättningsvis. Diskussionen kommer när ett beslut ska tas, ofta förklädd till en diskussion om sakfrågor.
En grupp som aldrig satte ord på vem som äger vad tappar samma överlämning om och om igen. Var gång går det att peka på en enskild händelse. Mönstret syns bara för den som granskar arbetet över tid.
Det som skulle ha behövts var några strukturerade samtal under den första månaden. De hade tagit ett par timmar tillsammans.
Fyra frågor att ta i första veckan
Fyra frågor täcker det mesta av det som annars sätter sig fel.
Vad är vi till för? Inte den formella uppdragsbeskrivningen, utan det gruppen själv skulle svara om någon frågade i fikarummet.
Vem gör vad? Särskilt vem som äger vilket beslut. Den vanligaste källan till friktion i ett nytt team är två personer som båda tror att de bestämmer i samma fråga, eller en uppgift som var och en antar att någon annan har.
Hur bestämmer vi? Räcker det att den som är närmast frågan avgör, eller ska hela gruppen vara med? Skillnaden behöver vara uttalad innan den första skarpa frågan dyker upp.
Hur säger vi till varandra när något skaver? Den frågan är svårast att ställa men är viktig, för den ger stort värde för arbetet.
Ett utgångsvärde att jämföra mot
En mätning tidigt i en ny grupp fyller en särskild funktion. Den ger ett utgångsläge, alltså en bild av hur gruppen faktiskt fungerar innan vanorna hunnit sätta sig. Utvecklande team är byggt för just den jämförelsen, med en mätning före och en efter.
Gersicks halvtidspunkt ger dessutom ett naturligt tillfälle att göra om samtalet. Ungefär mitt i ett uppdrag är gruppen som mest mottaglig för att ändra sitt arbetssätt. Det stämmer väl med hur grupputvecklingens faser brukar beskrivas. Läget är dessutom bättre än att vänta tills något gått fel.
Om er grupp är ny, ta de fyra frågorna vid nästa möte. Är gruppen några år gammal, fråga i stället vilka av svaren ni aldrig bestämde utan bara råkade hamna i.
Källor: Connie J. G. Gersick, ”Time and Transition in Work Teams: Toward a New Model of Group Development”, Academy of Management Journal (1988). Susan Wheelan, Creating Effective Teams, om gruppers utveckling över tid.
