En grupp som ska leverera något till ett datum har en början, en mitt och ett slut. Det låter självklart, men det får en följd som många missar. Gruppen är olika mottaglig för hjälp vid olika tidpunkter. Den som leder processen kan göra precis rätt sak vid fel tillfälle och se den rinna av.
Richard Hackman vid Harvard och Ruth Wageman vid Dartmouth formulerade 2005 en teori om vad de kallade team coaching, alltså det en ledare eller processledare gör för att hjälpa gruppen att arbeta bättre tillsammans. Deras huvudpoäng gällde tajming.
Tre tillfällen när gruppen lyssnar
I början av ett arbete är gruppen öppen för frågor om varför. Vad ska vi åstadkomma, vem gör vad och hur vill vi arbeta ihop. Hackman och Wageman kallade det en motiverande insats. Den som försöker lära gruppen nya arbetssätt redan nu talar ofta för döva öron, eftersom gruppen ännu inte har några erfarenheter att hänga kunskapen på.
Mitt i arbetet händer något annat. Gruppen har hunnit se hur arbetssättet fungerar. Tiden är inte slut. Det är då frågor om hur gör mest nytta. Vad fungerar, vad gör vi annorlunda andra halvan. De byggde här på Connie Gersicks studier av projektgrupper, som visade att grupper ofta gör sin stora omprövning just vid halvtid.
När arbetet är över är gruppen mottaglig för en tredje sorts samtal. Vad lärde vi oss, vad tar vi med oss. Det är lärandet. Det samtalet går inte att ha tidigare, för då finns inget att lära av.
Hjälp utifrån räcker inte när grunden saknas
Teorin har en andra poäng som är lika viktig. Processtöd gör skillnad bara när gruppen i övrigt har förutsättningar. Ett tydligt uppdrag, en rimlig sammansättning och en uppgift som faktiskt kräver samarbete. Saknas det hjälper ingen facilitering i världen. Hackman och Wageman var skarpa på den punkten. Mycket av det som kallas teamutveckling riktar in sig på relationerna i gruppen, medan problemet sitter i hur arbetet är upplagt.
Det stämmer med vad vi ser i uppdrag. En grupp som inte vet vad den finns till för behöver det samtalet före allt annat.
Vad det betyder för den som är processledare
Den som är certifierad i Utvecklande team arbetar i en grupp som sällan har ett tydligt slutdatum. Men rytmen går att skapa. Mätningen och samtalet efter den fungerar som en halvtid. Gruppen har erfarenheter att titta på och tid kvar att ändra något. Överenskommelsen om vad ni ska göra annorlunda är det motiverande steget, början på en ny omgång. Uppföljningen några månader senare är slutet, där lärandet kan hämtas ut.
Det ger en enkel regel. Lägg inte alla frågor i samma möte. Fråga om varför när ni börjar, om hur när ni är halvvägs och om vad ni lärt er när ni är klara. Vi har beskrivit vad en processledare faktiskt gör. Tajmingen är en del av hantverket.
En fråga för er som leder grupper är var i arbetet gruppen befinner sig just nu och om det ni tänkt göra på nästa möte passar den punkten.
Källor:
Hackman & Wageman, ”A Theory of Team Coaching”, Academy of Management Review 30(2), 269–287 (2005).
Gersick, ”Time and Transition in Work Teams: Toward a New Model of Group Development”, Academy of Management Journal 31(1), 9–41 (1988).
