Tänk på en grupp som just klarat av årets värsta veckor. Belastningen var dubbel, alla sprang och det gick ändå. Nu är det över. Det finns två sätt att hantera det. Antingen pustar alla ut och går vidare till nästa sak. Eller så sätter sig gruppen ner en timme och går igenom vad som hände.
Det andra alternativet kallas debrief och är ett av de mest välbelagda sätten att få en grupp att bli bättre.
Vad metaanalysen visade
Scott Tannenbaum och Christopher Cerasoli vid The Group for Organizational Effectiveness gick 2013 igenom 46 studier med sammanlagt drygt 2 100 deltagare där en grupp eller en person fått en strukturerad genomgång efter en uppgift. I snitt presterade de som fått genomgången omkring 25 procent bättre än de som inte fått den. Effekten var ungefär lika stor för team som för enskilda, i verkliga miljöer som i övningar och i vården som utanför den.
Siffran är hög för att vara en så enkel insats. Det som krävs är tid och att någon håller i samtalet.
Tre saker som gör genomgången verksam
Författarna lyfte tre villkor ur materialet.
Det första är att genomgången handlar om det den var tänkt att handla om. En genomgång som sägs gälla samarbetet men glider över i teknikproblem gör mindre nytta. Bestäm före mötet vad ni tittar på.
Det andra är att någon leder den. Studier där en facilitator höll i samtalet gav större effekt än där gruppen fick klara sig själv. Det behöver inte vara någon utifrån, men det behöver vara någon som har till uppgift att hålla strukturen och fördela ordet. Vi har skrivit om varför de tysta vet saker de högljudda inte vet. Det gäller i högsta grad här.
Det tredje är struktur. En genomgång med fasta steg gav mer än ett fritt samtal om hur det gick. Enklast är de tre frågorna vad, så vad, nu vad. Vad hände, vad betyder det och vad gör vi annorlunda nästa gång.
Varför det fungerar
Tannenbaum och Cerasoli beskriver debriefen som ett sätt att göra erfarenheten till lärande. En grupp som bara gör saker samlar på sig händelser. En grupp som också går igenom dem bygger en gemensam bild av vad som fungerar och varför. Det är samma mekanism som teamreflexivitet, fast inramad som ett möte med en början och ett slut.
Det förklarar också varför samtalet ska hållas nära inpå. Minnet av vad som hände är färskt och gruppen är fortfarande i det. Vänta en månad och genomgången blir en utvärdering av något som känns avslutat.
Så gör ni i praktiken
Boka genomgången samtidigt som ni bokar insatsen. Håll den inom en vecka. Säg i inledningen vad den gäller. Låt någon leda och se till att alla kommer till tals. Gå igenom de tre frågorna i ordning och skriv ner svaret på den sista. Och gå inte från mötet förrän ni vet vem som gör vad av det ni bestämt, för mötet är inte slut när det är slut.
En fråga för er är när gruppen senast gick igenom något som gått bra. Det mesta av det som bygger en grupp finns i de tillfällena. De är också lättast att hoppa över.
Källor:
Tannenbaum & Cerasoli, ”Do Team and Individual Debriefs Enhance Performance? A Meta-Analysis”, Human Factors 55(1), 231–245 (2013).
