Jobbet blev försenat två veckor. Någon konstaterar det på uppföljningsmötet. Inom några sekunder föreslår någon annan att man ska planera tidigare nästa gång. Alla nickar. Punkten är avklarad på under en minut och mötet går vidare.
Ingen frågade vad förseningen betydde. Ingen prövade om tidigare planering faktiskt förklarar orsaken, eller om det bara var det första rimliga någon kom på.
Den fråga som saknas
De flesta uppföljningar ställer två frågor. Vad hände. Vad gör vi nu. Iakttagelse följt av åtgärd.
Mellan dem finns en tredje fråga som avgör kvaliteten på allt som kommer efter. Vad betyder det här? Terry Borton formulerade de tre frågorna 1970 i boken Reach, Touch and Teach. Gary Rolfe, Dawn Freshwater och Melanie Jasper gav dem 2001 den form som sedan spridits. Vad, så vad, nu vad.
Poängen ligger i uppdelningen. Varje fråga får sitt eget utrymme.
Vad hände
Första steget samlar iakttagelser. Bara sådant som gick att se eller höra.
Här ligger också det vanligaste misstaget. Någon skriver ”kommunikationen var dålig”, vilket är en tolkning. En bra motfråga är vad personen såg som fick den att dra den slutsatsen. Svaret kan bli att underlaget kom två dagar före deadline. Det är något gruppen kan arbeta med.
Steget känns självklart och blir därför ofta för kort. Det är ändå grunden för allt som följer.
Vad betyder det
Andra steget tolkar. Nu får gruppen fråga varför iakttagelserna spelar roll, vilka mönster som syns och vad som hänger ihop.
Det är här samtalet förändras. Grupper som annars hoppar direkt till åtgärder börjar i stället säga saker som att tre av iakttagelserna handlar om samma överlämning, eller att det de kallat kommunikation egentligen handlar om tidpunkter.
Räkna med att behöva hålla emot åt två håll. Några vill fortsätta samla iakttagelser. Andra vill redan besluta. Båda får vänta, vänligt men bestämt.
Vad gör vi nu
Först i tredje steget bestäms åtgärderna. Eftersom gruppen har gjort tolkningsarbetet blir de annorlunda. De hänger ihop med mönstret gruppen såg i stället för med den första idé som yttrades.
Pressa på precision. ”Bättre kommunikation” är till exempel för tolkningsbart. Ett kort avstämningssamtal varje måndag mellan de två som lämnar över är en spcifik åtgärd. Fråga vem som äger den och när den sker.
Så använder ni frågorna efter en mätning
Metoden passar väl in i ett strukturerat samtal om ett mätresultat. Diagrammet är då materialet till första steget, alltså det gruppen faktiskt ser. Frestelsen att gå direkt från en låg stapel till en åtgärdslista är stor. Det är precis den frestelsen de tre frågorna finns för att bromsa.
Susan Wheelans arbete med gruppers mognad pekar åt samma håll. Grupper utvecklas över månader snarare än under enskilda tillfällen, alltså behöver reflektionen återkomma för att göra skillnad. En genomtänkt runda som upprepas slår en grundlig runda som görs en gång.
Vill ni ha fler sätt att strukturera samtalet finns ett par hundra genomgångna metoder i metodbanken. Området i Utvecklande team-mätningen som heter utvecklingsfokus handlar just om gruppens förmåga att stanna upp och se på sitt eget arbetssätt. Valet av mötesform avgör ofta om det hinner ske.
Sätt tio minuter på klockan efter nästa möte och ställ de tre frågorna i ordning. Låt ingen svara på den sista förrän ni ägnat minst tre minuter åt vad betyder det. Skillnaden i vad ni beslutar brukar synas direkt.
Den här texten bygger på erfarenheter från våra kurser och uppdrag snarare än på publicerad forskning. Metoden är hämtad från Terry Borton, Reach, Touch and Teach (1970), i den form Gary Rolfe, Dawn Freshwater och Melanie Jasper gav den i Critical Reflection for Nursing and the Helping Professions (2001). Om gruppers mognad över tid, se Susan Wheelan, Att skapa effektiva team.
