För tredje gången den här månaden diskuterar gruppen hur rutinen ska se ut. Samtalet tar ny fart varje gång och landar aldrig. Två av gruppmedlemmarna tänker på veckorna när belastningen dubblas och allt måste gå fort. En tredje tänker på en helt vanlig tisdag. Ingen av dem har fel om sin egen bild. Det är just därför de inte kommer vidare.
Vad en gemensam målbild innebär
En gemensam målbild innebär att medlemmarna i en grupp bär ungefär samma föreställning om uppgiften, om vad ett bra resultat är och om vem som gör vad. Forskningen kallar det delade mentala modeller. Janis Cannon-Bowers och Eduardo Salas beskrev under 1990-talet hur grupper som delar en sådan föreställning kan samordna sig utan att stanna upp och förhandla om varje steg. John Mathieu med flera prövade saken 2000 i Journal of Applied Psychology och fann att graden av delad bild hängde ihop både med hur gruppens process fungerade och med vad den åstadkom.
Det intressanta ligger i vad som händer när bilderna glider isär. Gruppen upplever det som oenighet om sakfrågan. I själva verket beskriver var och en en annan situation.
Ju högre tonläge, desto troligare handlar det om bilderna
En diskussion som borde ta tio minuter drar iväg mot fyrtio. Argumenten upprepas med lite starkare betoning för varje varv. Någon börjar bli irriterad över att de andra inte lyssnar.
Det är ett igenkännbart mönster. Det är också en användbar signal. När två personer envist talar förbi varandra om något som borde vara enkelt är det värt att pröva om de utgår från olika situationer. Frågan behöver inte vara laddad. Den som frågar vilken situation den andra tänker på ställer en nyfiken fråga, inte en ifrågasättande.
Det förutsätter förstås att det går att säga ”jag tror vi menar olika saker” utan att någon tar illa upp. Där hänger arbetet ihop med psykologisk trygghet, alltså utrymmet att säga något halvfärdigt i en grupp utan att det används emot en.
Tre frågor som lägger bilderna bredvid varandra
Arbetet med att synliggöra bilderna kräver ingen workshop. Tre frågor räcker långt. De går dessutom att ställa mitt i ett pågående möte.
Den första handlar om situationen. Vilken situation tänker du på när du säger det där? Svaren brukar skilja sig mer än någon räknat med.
Den andra handlar om det önskade läget. Vad ser du framför dig när det här fungerar som bäst? Här blir det tydligt om gruppen strävar mot samma sak eller mot två olika saker som råkar ha samma namn.
Den tredje handlar om rollerna. Vem gör vad i din bild? Det är den fråga som oftast avslöjar att två personer tror sig äga samma beslut, eller att en uppgift ligger hos ingen.
Skriv upp svaren där alla ser dem. En bild som finns på ett papper går att peka på och ändra tillsammans, medan en bild som bara finns i ett huvud bara går att försvara.
Helhetssyn är ett av de sju områdena
Att gruppen ser sitt uppdrag i ett sammanhang är det första av de sju områdena mätningen tittar på. Ett lågt utfall där brukar sällan betyda att någon saknar överblick. Vanligare är att flera har varsin överblick som aldrig lagts bredvid de andras.
Ett sätt att arbeta vidare är att titta på vilken sorts möte ni faktiskt håller. Ett beslutsmöte som i praktiken används för att bygga en gemensam bild kommer att kännas ineffektivt, hur skickligt det än leds.
Nästa gång en diskussion i er grupp fastnar, pröva att fråga vilken situation var och en tänker på. Hur många olika situationer visar sig finnas i rummet?
Källor: Cannon-Bowers & Salas, forskning om delade mentala modeller i team (1990-talet). Mathieu, Heffner, Goodwin, Salas & Cannon-Bowers, ”The Influence of Shared Mental Models on Team Process and Performance”, Journal of Applied Psychology (2000).
