Ett möte som ska informera, diskutera och besluta samtidigt lyckas ofta med ingetdera fullt ut. Informationen hinns med hastigt eftersom ”vi måste också bestämma något”. Diskussionen kapas i förtid eftersom tiden tar slut innan alla hunnit säga sitt. Beslutet fattas halvhjärtat av de få som orkade hålla kvar fokus genom hela mötet, medan resten redan tänker på nästa punkt på dagordningen.
Tre olika sorters mötesbehov
Enligt forskning om effektiva team kräver information, diskussion och beslut olika tempo och olika energi och när de blandas i samma möte får ofta ingen av delarna det den behöver. Information går snabbast att förmedla skriftligt, i förväg, så att mötestiden inte går åt till att bara läsa upp saker högt som lika gärna kunde stått i ett meddelande. Ändå är det precis vad som händer i de flesta möten som kallas ”avstämning”: en stor del av tiden går åt till att en person berättar sådant alla kunde läst själva.
Diskussion behöver istället tid och ett tydligt ramverk: vad är egentligen frågan och vad är målet med samtalet just nu? Ska gruppen generera idéer, eller ska den redan snäva in mot en lösning? De två kräver helt olika mötesklimat och att blanda ihop dem, be om fria idéer men samtidigt förvänta sig att mötet ska landa i ett beslut inom tio minuter, ger sällan varken bra idéer eller ett hållbart beslut.
Beslut, slutligen, kräver att diskussionen redan är klar, eller åtminstone tillräckligt klar för att alla relevanta perspektiv kommit fram. Att fatta ett beslut mitt i en pågående diskussion, innan alla hunnit säga vad de tänker, ger sällan ett beslut som håller. Det som ser ut som ett beslut blir i praktiken bara den snabbastes åsikt och de som inte hann komma till tals tenderar att fortsätta ifrågasätta beslutet efteråt, i korridoren snarare än i mötesrummet.
Varför blandningen är särskilt lockande under tidspress
I ett arbetslag på en skola, där den gemensamma konferenstiden ofta är den enda timmen i veckan hela laget sitter ner tillsammans, blir problemet värre. Mötestid är en bristvara och frestelsen att klämma in allt i det enda tillfälle gruppen faktiskt är samlad blir stor. Det motsatta, att faktiskt särskilja mötestyperna, kan kännas som ett lyxproblem när tiden redan är knapp.
Men ett kort, renodlat beslutsmöte tar ofta mindre tid totalt än ett långt möte som försöker göra allt på en gång och ändå lämnar frågorna olösta, för att sedan behöva tas upp igen nästa gång gruppen är samlad. Den upplevda tidsvinsten av att klämma ihop allt är därför ofta en illusion: mötet må kännas effektivt medan det pågår, men eftersom det inte faktiskt löser vare sig information, diskussion eller beslut ordentligt, återkommer samma frågor gång på gång.
Ett enkelt första steg
Ett rimligt första steg för en grupp som känner igen sig i mönstret är att helt enkelt markera i kallelsen vilken typ av punkt varje mötespunkt är: information, diskussion eller beslut. Bara den enkla markeringen tvingar fram ett medvetet val om vad mötet faktiskt ska åstadkomma, istället för att alla tre glider samman i en enda otydlig timme.
