Varför finns den här gruppen? Frågan låter nästan för enkel för att ställa högt i ett riktigt möte, den typ av fråga man förväntas redan veta svaret på. Ändå visar det sig gång på gång, i grupp efter grupp, att medlemmarna i en och samma grupp kan ha förvånansvärt olika svar, trots att alla suttit i samma möten, läst samma mål och skrivit under på samma verksamhetsplan.
Riktning som ett av tre grundvillkor
Richard Hackman, som studerade arbetsgrupper i decennier vid Harvard Business School, pekade i boken Leading Teams (2002) ut en tydlig och utmanande riktning som ett av tre grundläggande villkor för att ett team ska fungera. Inte en riktning som bara finns nedskriven någonstans i ett dokument på intranätet, utan en som medlemmarna faktiskt delar och kan formulera själva, med egna ord, utan att titta i ett papper.
Det är den sista delen som gör skillnad i praktiken. Ett mål som alla kan citera ordagrant men ingen egentligen förstår fungerar inte som riktning, det fungerar som en fras. En riktning som gruppen kan förklara med egna ord och som förklaringen ser ungefär likadan ut oavsett vem i gruppen som svarar, är en helt annan sak.
Tre frågor för att testa var gruppen står
Tre frågor brukar räcka för att testa var den egna gruppen faktiskt står och de fungerar bäst om de ställs skriftligt och individuellt innan gruppen jämför svar, så att ingen påverkas av vad andra redan sagt högt.
Den första: om var och en, oberoende av varandra, fick skriva ner i en enda mening varför gruppen finns, hur lika skulle svaren bli? Det handlar inte om att formuleringarna ska vara identiska, utan om att den underliggande bilden av syftet ska stämma överens.
Den andra: vet gruppen vad som räknas som ett bra resultat, eller bara vad som räknas som en avklarad uppgift? Många grupper är duktiga på att lista vad som ska göras men sämre på att beskriva vad ett riktigt bra utfall faktiskt innebär, till skillnad från ett bara godkänt.
Den tredje: skulle en ny medlem, efter bara en vecka i gruppen, kunna förklara uppdraget för någon utanför gruppen utan att fråga någon om hjälp? Om svaret är nej säger det något om hur tydligt uppdraget faktiskt kommuniceras i vardagen, inte bara vid introduktionsdagen.
Vad man gör med svaren
Ofta räcker det med att faktiskt ställa frågorna högt, i rummet, för att skillnaderna ska bli synliga, ibland till gruppens egen förvåning. En grupp där svaren spretar behöver sällan nya mål uppifrån. Den behöver ett samtal om de mål som redan finns, tills orden faktiskt betyder samma sak för alla som ska jobba efter dem. Det samtalet tar sällan lika lång tid som man fruktar, eftersom skillnaderna oftast handlar om betoning och tolkning snarare än om djupt motstridiga uppfattningar.
Värt att notera är att den här typen av glapp sällan syns i vardagen när allt går som det ska. Det är först när gruppen möter ett vägval, en prioritering mellan två rimliga alternativ, som en otydlig eller ojämnt delad riktning verkligen kostar. Då blir beslutet plötsligt beroende av vem som råkar sitta i rummet, istället för av en riktning alla redan känner till.
