En mätning bygger på att medarbetarna svarar uppriktigt om hur deras grupp fungerar. Det förtroendet ville vi förvalta i varje led. Driften ligger hos ett svenskt webbhotell med egna datorhallar i Göteborg, och de AI-funktioner som skriver utkast åt processledaren körs hos en europeisk leverantör. Uppgifterna lämnar aldrig EU. Här står hur det hänger ihop, och vad vi har valt bort på vägen.
I korthet
- Driften ligger i Sverige. Webbplatsen, portalen, mätningarna och säkerhetskopiorna finns hos ett svenskt webbhotell med egna datorhallar i Göteborg.
- AI-funktionerna stannar inom EU och EFTA. Verktyget använder en europeisk leverantör, och anropen går till leverantörens europeiska datorhallar.
- Enskilda enkätsvar lämnar aldrig verktyget. Det är gruppens sammanräknade siffror som används, samma siffror processledaren själv ser.
- Ett resultat visas först när minst tre personer har svarat, och alltid på gruppnivå.
Var verktyget körs
Drift, lagring, säkerhetskopiering och utgående e-post sköts av Oderland Webbhotell AB, ett svenskt bolag med egna datorhallar i Göteborg. Vi valde en leverantör som äger sina egna hallar, eftersom det håller kedjan kort. Ingen tredje part står mellan oss och den utrustning era uppgifter finns på.
Utskicken till respondenterna går genom samma svenska drift. En medarbetare som får en enkätlänk i inkorgen har alltså inte passerat någon leverantör utanför Sverige på vägen dit.
AI:n och vad som skickas dit
Verktyget tar hjälp av AI för att skriva utkast åt processledaren, till exempel uppföljningsbrevet efter ett tillfälle eller några meningar som knyter ihop hur siffrorna rört sig. Aldrig för att bestämma något, aldrig för att skicka något vidare på egen hand och aldrig för att bedöma en enskild person. Processledaren läser och ändrar innan någon annan ser texten.
Leverantören är Mistral AI, ett franskt bolag. Anropen går till leverantörens EU-region, där inferensen körs i datorhallar inom EU och EFTA. Det är förvalt läge i verktyget.
Det som aldrig skickas
- Enskilda enkätsvar.
- E-postadresser.
- Efternamn. Verktyget frågar aldrig efter dem.
Det som skickas
- Gruppens sammanräknade siffror. Totalindex, de sju områdenas värden och hur de rört sig mellan mätningarna.
- Det processledaren själv har skrivit. Anteckningar i tidslinjen och gruppens överenskommelser, ordagrant.
- Fritextsvar från ett frågepass, när en fråga har ett fritextfält.
- Förnamn på ett åtagande, i det fall deltagaren själv skrivit sitt förnamn. Åtagandet blir underlag för uppföljningsbrevet, och ett åtagande utan ägare går inte att följa upp. Deltagaren får veta det på svarssidan innan hon skriver, och kan ange sin roll i stället.
Svaren redovisas på gruppnivå
Mätningen finns för att en grupp ska se sitt eget mönster, inte för att någon ska titta på en enskild medarbetare. Därför visas ett resultat först när minst tre personer i gruppen har svarat, och alltid som gruppens siffror. Varken chefen, processledaren eller vi kan se hur en enskild person har svarat.
Respondenten får veta det innan hon börjar svara, med samma ord som står här.
Leverantörerna vi anlitar
Två leverantörer behandlar uppgifter för vår räkning, alltså det som i dataskyddsförordningen kallas underbiträden. Fler finns inte.
| Leverantör | Vad de gör | Var |
|---|---|---|
| Oderland Webbhotell AB 556680-8746 |
Drift, lagring, säkerhetskopiering och utgående e-post | Sverige |
| Mistral AI SAS Frankrike |
Skriver textutkast åt processledaren utifrån gruppens sammanräknade siffror, processloggens fritext och de förnamn deltagarna själva angett | EU-region |
Byter vi ut ett underbiträde eller lägger till ett nytt får ni veta det minst trettio dagar i förväg, med rätt att invända.
Avtalet
Vi tecknar personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28.3 i dataskyddsförordningen. Avtalet beskriver vilka kategorier av uppgifter som behandlas, hur länge de sparas, hur vi bistår er när en registrerad utövar sina rättigheter och hur en personuppgiftsincident hanteras. Ni är personuppgiftsansvariga, vi är biträde.
Vill ni läsa avtalet innan ni bestämmer er skickar vi det gärna. Hör av er så kommer det.
Ingen spårning på webbplatsen
Webbplatsen laddar inga typsnitt, skript eller bilder från externa tjänster. Typsnitten ligger lokalt hos oss, just för att ett besök här inte ska lämna ett spår hos någon annan. Vilka kakor som används och vad de gör står på sidan Kakor.
Något mer ni undrar över
Räcker inte det som står här svarar vi gärna skriftligt, så att ni har svaret att visa vidare i er organisation. Hör av er, så återkommer vi med det ni behöver.